Cách quản lý một nhóm làm việc từ xa hiệu quả không phải là theo dõi lượng thời gian các thành viên trực tuyến, trả lời ngay lập tức các tin nhắn hay cài đặt phần mềm theo dõi hoạt động máy tính nhân viên. Quản lý quá chi tiết sẽ giết chết sự tự chủ và động lực làm việc. Giáo sư Gloria Mark của Khoa Tin học tại Đại học California, từng chỉ ra trên trang Fast Company, trung bình sau mỗi 10 phút rưỡi, những người thường xuyên xử lý công việc trên máy tính buộc phải di chuyển qua các nền tảng giao tiếp khác nhau, từ email sang hộp tin nhắn tời công việc chính. Cứ sau mỗi lần gián đoạn, một người sẽ mất trung bình 23 phút và 15 giây để quay lại với nhiệm vụ ban đầu.
Các ứng dụng trò chuyện nhóm như Slack, Messenger Facebook, Workplace,… được xây dựng cho một loại giao tiếp cụ thể – các cuộc trò chuyện một lần, tại thời gian thực. Hình thức giao tiếp hữu ích trong các tình huống khẩn cấp, nhưng lại có những nhược điểm đáng kể khi nó trở thành cách giao tiếp chính trong làm việc nhóm từ xa. Trên thực tế lợi thế lớn nhất của làm việc từ xa là sự giao tiếp không đồng bộ (async communication). Việc ngắt kết nối có thể thúc đẩy sự tập trung, giảm áp lực và tăng khả năng hoàn thành công việc thay vì cố bắt kịp theo các thông báo từ hộp trò chuyện nhóm.
Một nhân viên mới bắt đầu làm việc từ xa không chỉ phải cố gắng theo kịp tốc độ của mọi thứ, dự án đầu tiên, dự án hiện tại, công cụ mới, quy trình làm việc,… Vậy nhà quản lý nên làm những gì, Todoits có một vài gợi ý để thiết lập một số thói quen tốt cho làm việc tại nhà như sau:
Luôn có mặt: trong giai đoạn thay đổi sẽ có rất nhiều câu hỏi. Hãy chú ý về việc dành thời gian để hỗ trợ nhân viên thường xuyên khi cần thiết. Dù work from home bản chất là kiểu làm việc không đồng bộ, nhưng trong vài tuần đầu tiên các nhà quản lý hãy trực chiến. Kiểm tra tiến độ và khuyến khích báo cáo qua tin nhắn trực tiếp (direct message).
Giao tiếp trung thực và thường xuyên: Hãy cho một thành viên trong nhóm biết ngay nếu trong công việc của họ có vấn đề. Điều này giúp họ quen với việc phản hồi thường xuyên khi làm việc ở nhà.
Không áp đặt giờ làm việc: một trong những bí quyết vận hành của các cấp quản lý tại Todoits là không bao giờ mong đợi phản hồi ngay lập tức. Mỗi nhân viên có một nhịp độ giao tiếp riêng, nhà quản lý cần chủ động nắm bắt, từ đó điều chỉnh phong cách quản lý theo sở thích của mỗi người. Đừng lo lắng về sự nảy sinh tâm lý tuỳ tiện, start-up này có một số chỉ dẫn về danh giới để báo động.
- Sự vắng mặt lặp đi lặp lại, viện cớ quá nhiều những lý do khách quan như: chăm con, chế độ yên lặng, mất điện, sửa chữa nhà cửa,…
- Những con số về hiệu suất làm việc sụt giảm nghiêm trọng và lặp lại nhiều ngày liên tiếp
- Trong một luồng tin nhắn, có rất nhiều cách để thể hiện rằng tôi đã nắm được thông tin như phản ứng cảm xúc (reaction) tin nhắn của người khác; nhận xét (comment) hoặc trả lời (reply) hoặc tin nhắn. Nếu một nhân sự không thực hiện bất kỳ hành động nào rất có thể vấn đề nào đó đang xảy ra, nhà quản lý cần “vẫy cờ đỏ” và kiểm tra.
- Trả lời trong 24 giờ: để đảm bảo rằng mọi người đều có thể duy trì lịch làm việc của riêng mình ở bất kỳ múi giờ nào. Nếu một thành viên trong nhóm thường xuyên mất hơn 24 giờ để trả lời tin nhắn – tức là đang có vấn đề.
Tuy nhiên, thật lãng phí thời gian khi người quản lý dành 50% thời gian để kiểm tra những người khác. Doanh nghiệp cần đề cập thông điệp chung để định hướng phong cách làm việc. Ví dụ: bất cứ ai làm việc từ xa đều cần có trách nhiệm tạo ra thời gian biểu cho phù hợp với tính cách và nhu cầu cá nhân.
Cuộc họp thời gian thực 1: 1: đây được coi là công cụ quan trọng nhất của người quản lý từ xa. Hãy duy trì việc này hàng ngày. Việc họp với từng cá nhân sẽ giúp nhà quản lý gầy dựng được động lực làm việc trong thời kỳ nỗi sợ lan toả. Đồng thời các thành tựu hay sai lỗi được ghi chép, thảo luận ngay trong ngày. Công ty có thể đưa ra một hướng dẫn toàn diện cho hình thức cuộc họp 1: 1 giữa nhân viên và quản lý trực tiếp.
Hãy nhớ rằng, không quan trọng việc họ dành bao nhiêu thời gian trước màn hình máy tính mà được việc mới là yếu tố quyết định. Trước khi nhắn tin trách cứ nhân viên không online nhà quản lý có thể đặt ra 4 câu hỏi sau:
Tại sao tôi phải quản lý sát sao người này?
Người này có cung cấp thông tin cần thiết để tôi nắm được bức tranh tổng quan hoạt động doanh nghiệp không?
Hiệu quả làm việc hiện tại của nhân viên này đang ra sao?
Điều gì thúc đẩy tôi muốn người này trực tuyến ngay lúc này (thái độ làm việc, một việc khẩn cấp, báo cáo hàng ngày chưa nộp)?
Nguyễn Việt Dũng/Doanhnhanonline