Trì hoãn là kẻ thù trong tiến độ kế hoạch và kết quả làm việc của bạn. Dưới đây là những cách giúp bạn quản lý thời gian và hoàn thành công việc tốt nhất
Bạn vẫn chưa giặt quần áo hay nấu cơm xong? Còn việc ứng tuyển vào một công việc bạn vẫn mơ ước hay viết một cuốn sách về những điều bạn vẫn ấp ủ được triển khai tới đâu rồi?
Sự trì hoãn, chần chừ không những chỉ kìm chân chúng ta hoàn thành công việc mà còn cản bước chúng ta vươn đến những tầm cao xứng với tiềm năng của bản thân. Nếu bạn thấy mình không ổn hay hoàn toàn thất vọng về bản thân, thì ở đó, luôn có cơ hội để bạn đứng dậy làm lại từ đầu. Đó chưa phải là dấu chấm hết và chúng tôi muốn giúp bạn hiểu điều đó.
Hãy làm theo 7 cách sau đây để nói không với sự chần chừ.
1. Liệt kê tất cả những điều bạn cần phải làm nhưng chưa hoàn thành
Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách gạch đầu dòng các công việc vào một tờ giấy. Tờ giấy này chính là danh sách những điều bạn cần phải làm. Bước tiếp theo, bạn cần lựa chọn một trong số chúng và thực hiện. Sau khi hoàn thành từng việc, bạn hãy gạch bỏ nó khỏi danh sách.
Bạn nên mua một cuốn sổ tay lập kế hoạch, sổ ghi chép công việc hoặc tải các ứng dụng ghi chép, lịch trình trên điện thoại di động nếu bạn rành về công nghệ. Sử dụng chúng giúp bạn bám sát, sắp xếp công việc và có động lực hơn.
Mỗi khi một đầu việc trong danh sách được gạch bỏ đem đến cho bạn cảm giác sảng khoái nhất định và bạn biết rằng việc cần làm đã xong.
Tôi thích dùng sổ tay ghi chép công việc (bullet journal) và dùng những chiếc bút nhiều màu sắc ghi ra danh sách những công việc cần làm vì việc này cho phép tôi vạch ra kế hoạch làm việc theo cách của riêng mình. Cuốn sổ có phần giống như quyển nhật ký và giúp tôi xem lại những việc mình đã làm. Không chỉ vậy, tôi còn có thể ghi nhớ một ngày tôi có thể làm được bao nhiêu việc. Điều đó giúp cải thiện khâu lập kế hoạch công việc sau này khi tôi hiểu rõ nhịp độ làm việc của mình và những công việc chưa xong để thực hiện nốt.
Nhìn chung, bạn nên ghi ra danh sách những việc cần làm để không trốn tránh hay lo sợ sẽ quên mất chúng vì bạn đã có một bản cứng danh sách để từ đó sắp xếp lại công việc hoặc thay đổi thứ tự ưu tiên từng việc.
2. Chia công việc thành các hạng mục nhỏ và đặt ra thời hạn hoàn thành thực tế
Khi bạn có một dự án lớn phải hoàn thành, mọi chuyện dường như trở nên khó khăn hơn và khiến bạn tự hỏi mình phải bắt đầu từ đâu. Công việc sẽ dễ tiếp cận hơn khi bạn chia ra các hạng mục nhỏ hơn. Qua đó, bạn sắp xếp những việc cần làm theo thứ tự thời gian. Điều này sẽ giúp bạn vạch ra thời gian biểu theo đầu việc và thời hạn phải hoàn thành từng việc đó.
Tôi có một thói quen xấu là ước lượng chưa đúng thời gian thực tế cần thiết để hoàn thành dự án. Do đó, trước đây, tôi đã phải cố gắng gấp rút làm mọi việc chỉ trong một ngày, và do luôn cảm thấy lo lắng khi phải hoàn thành công việc theo đúng thời hạn mình tự đặt ra nên hiệu quả công việc bị giảm sút.
Để đảm bảo bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất, hãy chú tâm vào công việc và đừng tự bắt mình phải vội vàng. Năng suất lao động không giống với việc bạn tham gia vào một cuộc đua.
3. Đừng lo lắng về chuyện phải làm mọi việc thật hoàn hảo.
Khi bạn cố đạt tới sự hoàn thiện tuyệt đối, bạn có thể trở nên thái quá đối với từng tiểu tiết. Do đó, bạn sẽ ngần ngại thực hiện bước tiếp theo và điều này sẽ cản bước tiến của bạn. Nói cách khác, quá tập trung vào kết quả trì hoãn những việc bạn có thể làm để tự cải thiện bản thân.
Tôi tự thấy mình là người theo chủ nghĩa hoàn hảo và thường xuyên lo lắng về việc phải làm mọi việc "chuẩn chỉ". Mặc dù không bao giờ bỏ dở công việc giữa chừng nhưng tôi nhận ra rằng tôi đã bỏ ra khá nhiều thời gian để suy nghĩ về những mệnh đề "nếu - thì", thay vì suy nghĩ cách thức cải thiện bản thân từ những kinh nghiệm sống thực tế đã trải qua.
Thành thật mà nói, dù bạn có nghĩ mình đã chuẩn bị hay sắp xếp công việc kỹ càng như thế nào đi nữa, cuộc sống vẫn luôn tiếp diễn và khó khăn, trở ngại, thất bại sẽ xảy ra. Qua nhiều năm, tôi đã học được rằng bạn không cần phải làm đúng mọi thứ ngay từ đầu. Và trên thực tế, điều đó khiến bạn chệch hướng chuyến tàu cuộc đời mình. Điểm mấu chốt là bạn có thể nhận ra điểm yếu của bản thân xuất phát từ hành động của chính mình, từ những sai sót, để giữ mình luôn khiêm tốn và can đảm bước về phía trước.
Nghi ngờ bản thân chính là kẻ thù lớn nhất của tôi đến tận bây giờ, nhưng tôi đã học cách chống lại nó bằng ý chí và nỗ lực đi tìm ý nghĩa những việc mình làm. Thật tốt nếu bạn làm việc có mục đích và cố gắng đạt được nó. Nhưng chờ đợi sự hoàn hảo sẽ cản bước bạn. Bạn bỏ lỡ cơ hội tiến lên. Không có gì tuyệt đối hay rõ ràng. Có những lúc bạn cảm thấy mơ hồ và gần như bỏ cuộc, nhưng nếu như bạn bỏ qua những điều đó thì bạn đã làm được.
4. Môi trường cũng khiến bạn làm việc hiệu quả hơn
Bạn có làm việc trong căn phòng với chiếc TV đang mở? Công việc của bạn có bị gián đoạn thường xuyên khi bạn nhận được các cuộc gọi hay tin nhắn? Trừ khi đó là cuộc gọi liên quan tới dự án bạn đang tham gia hoặc có việc khẩn cấp, bạn nhất định nên giảm tới mức tối đa mọi việc khiến bạn mất tập trung.
Dù mọi người có thể thường xuyên nhờ bạn giúp đỡ, sẽ không vấn đề gì nếu bạn từ chối khéo khi bạn cần ưu tiên hoàn thành nhiệm vụ và trách nhiệm được giao. Nếu không, bạn sẽ mãi trì hoãn công việc của mình khi cứ phải cố gắng giúp đỡ người khác. Còn nếu bạn vẫn muốn giúp họ một tay, bạn có thể nói với họ rằng bạn sẵn lòng giúp họ sau khi công việc của bạn đã xong. Làm việc trong môi trường yên tĩnh khiến bạn suy nghĩ thông suốt hơn và từ đó nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc.
Mỗi người có không gian làm việc lí tưởng riêng. Tôi thích một căn phòng không quá nóng hoặc quá lạnh, bàn làm việc gọn gàng, sạch sẽ với đủ các vật dụng cần thiết và khoảng trống đủ cho tay di chuyển, làm việc thoải mái và một cửa sổ để mỗi khi cảm thấy đầu óc như muốn nổ tung, từ khung cửa sổ ấy nhìn ra ngoài, tôi thấy cuộc sống có nhiều thứ ý nghĩa khác ngoài công việc.
Tôi vẫn đang trong quá trình thiết kế và xây dựng không gian làm việc như ý muốn của riêng mình, nhưng hiện tôi vẫn đang làm việc với những gì mình có và tất nhiên, vẫn phải đảm bảo rằng nơi làm việc hiện tại không xảy ra những việc làm gián đoạn đến công việc. Không gian làm việc của bạn cũng quan trọng như công việc bạn làm. Ngày qua ngày, nó trở thành một phần trong cuộc sống của bạn.
5. Kể cho bạn bè, gia đình, đồng nghiệp về công việc bạn đang làm.
Bằng cách này, mỗi khi đi chơi, mọi người sẽ hỏi công việc của bạn tiến triển thế nào. Đây là dịp bạn cho mọi người biết về những tiến triển trong công việc của bạn, bạn sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn đối với nhiệm vụ bạn cần thực hiện. Nếu bạn bè của bạn thấy rằng bạn làm việc chưa được hiệu quả hoặc đang trì hoãn việc nào đó, chắc hẳn họ sẽ hỏi bạn tại sao việc đó chưa xong. Khi bạn suy nghĩ về những lời giải thích, tự bạn sẽ nhận thấy bản thân cần chủ động hơn.
Cuộc đời tôi đã trải qua nhiều biến cố, những đau buồn, thất vọng đã khiến tôi càng có thêm động lực và say mê hơn với công việc, đặc biệt là viết bài. Sau nhiều năm, tôi học được rằng để cảm xúc lấn át lí trí hoặc im lặng chịu đựng mọi chuyện đều sẽ ảnh hưởng xấu đến tâm trí và khả năng suy nghĩ sáng suốt. Đến bây giờ, tôi vẫn phải tiếp tục học cách giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả hơn.
6. Thảo luận về những vấn đề bạn gặp phải đối để tìm ra giải pháp
Nếu có vấn đề làm bạn mất tập trung vào công việc của mình, chẳng hạn chuyện gia đình hay trục trặc trong các mối quan hệ, bạn hãy tìm cách giải quyết những vấn đề đó trước tiên. Khi bạn không thể tập trung vào công việc vì những phiền muộn, cảm xúc sẽ làm khuất lấp khả năng phán đoán của bạn. Do đó, hiệu quả công việc của bạn giảm sút và thời gian hoàn thành công việc sẽ bị kéo dài.
7. Việc hôm nay chớ để ngày mai
Chuyện của nay mai là thứ gì đó nghe thì thật dễ dàng, nhưng bạn đừng rơi vào bẫy của việc trì hoãn công việc đến ngày hôm sau. Thay vào đó, hãy tập trung vào hiện tại.
Chần chừ là một chu kỳ lộn xộn mà chúng ta giống như những bản ghi bị hỏng về quá trình cố gắng hoàn thiện công việc nào đó. Bạn không cần phải làm mọi thứ trong một ngày, nhưng hãy học cách tập trung hoàn toàn vào một việc trong một khoảng thời gian nhất định.
Càng nhìn vào tổng thể bức tranh lớn, bạn càng cảm thấy nó lớn lao và đáng sợ hơn, nhưng hãy nhìn thẳng vào những gì hiển hiện trước mắt. Đừng lo lắng về những chuyện chưa xảy ra.
Hãy vạch ra chiến lược hành động bạn có thể thực hiện ngay. Điều này sẽ khiến bạn bớt lo lắng và nghi ngờ khi bạn phóng đại những điều không có thực tại thời điểm hiện tại. Vì vậy, hãy tận hưởng thức uống yêu thích của bạn rồi bắt tay thực hiện ngay kế hoạch đã định. Bạn nhất định sẽ làm được!
Việt Hà/theo Tri Thức Trẻ)
