Dù bạn có kinh doanh hay không, những lời khuyên về quản lý thời gian này đều rất hữu ích, giúp bạn có đủ thời gian và nguồn lực để xử lý các công việc hàng ngày.
Ngày tôi bỏ việc để tập trung vào công việc kinh doanh, sếp đã hỏi tại sao tôi lại rời công việc tuyệt vời với mức lương 6 chữ số này. Điều ông ấy không nhận ra là: tôi đã kiếm được 106.421 USD từ việc làm thêm trước khi nộp đơn nghỉ việc.
Số tiền ấy đã làm thay đổi cuộc đời tôi, trao cho tôi sự tự tin để nói lời tạm biệt với những đồng lương cố định và theo đuổi giấc mơ trở thành doanh nhân của mình.
Kể từ đó, tôi đã giúp đỡ hàng ngàn người tự kinh doanh trước khi nghỉ việc. Đây là 5 chiến lược quản lý thời gian để phát triển công việc kinh doanh ngoài lề mà tôi đã rút ra.
Loại bỏ, giao phó và thực hiện công việc một cách có chiến lược
Một trong những mẹo để hoàn thành những việc cần làm của tôi là: đặt ra ít việc cần làm.
Hãy viết ra tất cả những hoạt động mà bạn đang làm và đánh giá chúng theo cách sau:
- Những việc không nhất thiết phải làm, hãy loại bỏ chúng và ngừng thực hiện.
- Những việc phải làm nhưng không cần bạn trực tiếp thực hiện, hãy giao phó chúng cho người khác.
- Những việc chỉ có bạn mới làm được và cần phải hoàn thành ngay - đó là danh sách "những việc cần làm" thực sự của bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy chúng ít như thế nào.
Chẳng hạn, lần đầu tiên thực hiện chiến lược này, tôi nhận ra mình đã dành quá nhiều thời gian xem TV. Tôi không định bỏ xem TV hoàn toàn, nhưng tôi đã cắt giảm xuống còn 2-3 chương trình. Chỉ riêng điều này đã giúp tôi tiết kiệm được 5 tiếng/tuần.
Những việc quan trọng nhưng tôi không nhất thiết phải tự thực hiện, chẳng hạn như tạo trang web, tôi sẽ cho vào mục "giao cho người khác làm".
Nếu không chỉ đi làm hành chính mà còn kinh doanh thêm, bạn sẽ gặp không có nhiều thời gian rảnh. Tuy nhiên, bạn sẽ có mức thu nhập khá hơn. Hãy dùng số tiền này để đầu tư một cách khôn ngoan vào việc kinh doanh để tận dụng tốt nhất quãng thời gian eo hẹp của mình.
Tận dụng "khoảng thời gian trống"
Trước đây, tôi nhận ra mình đang lãng phí quá nhiều thời gian vào việc chuẩn bị. Nói theo cách khác, tôi đã nghĩ quá nhiều và khởi động quá lâu trước khi thực sự bắt tay vào làm. Ví dụ, tôi từng mất 1 tiếng để chuẩn bị quay một chiếc video mà nhẽ ra chỉ tốn 15 phút!
Đó là khi tôi sử dụng "khoảng thời gian trống" để bắt bản thân mình làm việc hiệu quả hơn. Đó là những lúc bạn hay lãng phí thời gian, như trong bữa trưa, khi đang di chuyển, hoặc ngồi chờ ở phòng khám bác sĩ.
Tôi dùng khoảng thời gian này để nghe các khóa học, trả lời thư của khách hàng, nghiên cứu các khách hàng triển vọng, sáng tạo nội dung cho mạng xã hội, làm việc trên mạng với các khách hàng tiềm năng.
Cái hay của "thời gian trống" là: bởi vì bạn có một khoảng thời gian nhất định, bạn buộc phải hành động trong khung thời gian đó.
Thuận theo tự nhiên
Dậy sớm là phương pháp phổ biến để tăng năng suất làm việc. Nếu nó có hiệu quả với các CEO trong danh sách Fortune 500, hẳn bạn nghĩ nó cũng sẽ có tác dụng với mình.
Là cú đêm, tôi nhận ra: càng dậy sớm, tôi càng mệt mỏi và làm việc kém đi. Do đó, thay vì thay đổi thói quen cố hữu của mình, tôi sắp xếp lại lịch làm việc sao cho phù hợp với dòng năng lượng tự nhiên của mình.
Vào cuối tuần, khi có nhiều năng lượng và không phải đi làm, tôi "tập tạ" trong đầu. Điều đó có nghĩa là sáng tạo nội dung, gửi email và viết bài trên blog. Đối với những ngày trong tuần, khi năng lượng xuống thấp, tôi sẽ làm những công việc đòi hỏi ít năng lượng tinh thần hơn như chia sẻ nội dung mình đã viết trước vào cuối tuần.
Dành thời gian cho một việc duy nhất
Sau một thời gian làm việc, bạn sẽ bắt đầu "vào guồng" - tập trung và làm việc nhanh hơn. Tuy nhiên, bạn sẽ mất kha khá thời gian để đạt tới trạng thái này. Đó là lý do tại sao bạn nên dành phân bổ thời gian để có thể hoàn thành được nhiều việc hơn.
Ví dụ, nếu mỗi ngày bạn chỉ có có 30 phút sau giờ làm việc, đó là khoảng thời gian để bạn tập trung vào một hoạt động duy nhất. Đó có thể là sáng tạo nội dung, gặp gỡ khách hàng tiềm năng,...
Vậy là, ngay cả khi bắt tay vào việc, bạn đã biết chính xác mình cần phải làm gì vì đã để dành thời gian cho hoạt động đó. Do đó, bạn không cần phải lãng phí suy nghĩ xem mình nên làm gì.
Sắp xếp các việc cần làm xoay quanh mục tiêu của mình
Mẹo cuối cùng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hỗ trợ việc kinh doanh của bạn. Mỗi tháng, hãy chọn ra một mục tiêu và đảm bảo rằng bạn sẽ chỉ làm những việc giúp hoàn thành mục tiêu ấy.
Chẳng hạn, mục tiêu tháng đầu tiên của tôi là kiếm được khách hàng đầu tiên. Mỗi việc tôi cần làm đều phải hướng đến mục tiêu đấy. Nếu tôi không làm, mục tiêu đấy sẽ không bao giờ được hoàn thành.
Tháng thứ hai kinh doanh, mục tiêu của tôi là kiếm được 2 khách hàng nữa. Tôi vẫn chỉ làm những gì giúp mình đạt được mục tiêu.
Nhờ đó, tôi đã tạo được đà để tập trung và phát triển việc kinh doanh, trong khi vẫn đi làm văn phòng. Đó là lý do tôi thành công, không phải do tôi có thêm thời gian hay tính kỷ luật phi thường. Thậm chí, tôi vẫn có thời gian để xem chương trình TV yêu thích mỗi tuần!
Để làm được điều này không phải là dễ, nhưng cũng không hoàn toàn bất khả thi. Mấu chốt là bạn cần coi trọng chất lượng hơn số lượng, tận dụng quãng thời gian eo hẹp của mình để thực hiện công việc cần làm để từ đó tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống.
Theo Ngọc Hà
Trí thức trẻ/BI
