Kỹ năng quản lý hộp thư đến không tốt sẽ khiến bạn bị đánh giá thấp tại nơi làm việc, Richard Moran, CEO của Công ty Tư vấn Frost & Sullivan cho biết. Khi một nhân viên không trả lời email, đồng nghiệp nhận thấy anh/cô ta là người vô tổ chức và lười biếng.
Tác giả bài viết Shena Lebowits kể lại, khi cô nhắn tin cho một người bạn để nói rằng đang có suy nghĩ viết một bài báo về những gì hộp thư đến có thể tiết lộ tính cách của chủ nhân nó, anh bạn lập tức nhắn tin lại cho cô:
"Tôi có 3 email chưa đọc trong hộp thư đến của mình. Điều đó nói gì về tôi?"
"Điều đó có nghĩa bạn là người tồi tệ nhất", cô nhắn tin lại.
Dĩ nhiên, "bạn là người tồi tệ nhất" là một cách nói ngược khi mà "khả năng quản lý cuộc sống số của bạn là tất cả những gì tôi khao khát, và do đó tôi rất ghen tị", Shena Lebowits cho biết.
Vào lúc đó, hộp thư đến của cá nhân cô có đến 57 email chưa đọc, chưa kể là cô đã dành trọn một ngày cuối tuần để giảm nó xuống từ gần 1.000 email trước đó.
Như Moran gợi ý, liệu có phải Shena Lebowits không có khả năng giữ hộp thư gọn gàng và cô có nên lo lắng vì điều đó không? Nói cách khác, nó có thể báo hiệu rằng cô gặp một số vấn đề sâu sắc về tình cảm hay đơn giản là cô vượt xa ngoài sự vô tổ chức. Chính vì thế, Shena Lebowits càng muốn biết liệu những “anh hùng” hộp thư đến như anh bạn cô có thực sự được định sẵn để thành công hơn những người còn lại không.
Tất nhiên, không thể nhìn vào hộp thư đến của bất kỳ ai và nói chắc chắn rằng anh ta hoặc cô ta là một người làm việc năng suất hay không. Thay vào đó, chiến lược quản lý email của bạn phụ thuộc rất nhiều vào nghề nghiệp của bạn, những cuộc trò chuyện của Shena Lebowits với các chuyên gia tâm lý học và công nghệ mang về những hiểu biết quan trọng và đáng ngạc nhiên về mối liên hệ giữa thói quen quản lý email và đặc điểm tính cách của từng người.
Người nhìn thấy 1 tin nhắn trong hộp thư đến của mình và hành động ngay lập tức
Một người thường xuyên kiểm tra và đọc email, gửi phản hồi cho người gửi nếu nó cần thiết, và sau đó anh ta xóa nó nếu đã không còn hữu ích hoặc lưu trữ nó trong một thư mục nào đó cụ thể. Số lượng email của anh ta luôn ở trạng thái con số 0.
Larry Rosen - Tiến sĩ, nhà nghiên cứu tâm lý học và tác giả của cuốn "iDisorder: Hiểu nỗi ám ảnh của chúng tôi với công nghệ và vượt qua sự kìm hãm của chúng", thừa nhận ông rơi vào trường hợp này. Trả lời Business Insider , ông cho biết nếu rời xa hộp thư đến của mình quá lâu sẽ khiến ông lo lắng – thậm chí là nghi ngờ liệu nó có liên quan đến những vấn đề về bộ não của mình hay không.
Não bộ của những người này sẽ thiết lập nên phản ứng tiêu cực khi phải đối mặt với một loạt các tin nhắn chưa đọc. "Một hộp thư khổng lồ, nếu phát nổ nó sẽ giải phóng các chất dẫn truyền thần kinh dựa trên căng thẳng, như cortisol, khiến chúng ta trở nên lo lắng", Rosen nói. Do đó, giữ một hộp thư gọn gàng sẽ dập tắt được sự lo lắng đó, ít nhất là tạm thời.
Cuối cùng, Rosen gợi ý, chiến lược quản lý email xuất phát từ mong muốn kiểm soát của bạn. Trong khi một số người vẫn ổn khi để mặc ngôi nhà, không gian làm việc hay hộp thư đến của họ trong một mớ hỗn độn thì một số khác lại muốn phát điên vì điều đó. Rosen cho biết "Họ muốn hành động để thiết lập quyền kiểm soát thế giới riêng của mình", chính vì vậy, việc quản lý chặt chẽ hộp thư sẽ đáp ứng nhu cầu liên tục của họ về trật tự.
Người có một vài email chưa đọc, nhưng lại “tiết kiệm” nên hiếm khi xóa một tin nhắn sau khi đọc
Theo Pamela Rutledge - Tiến sĩ, Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu Tâm lý Truyền thông, có một vài lời giải thích tiềm năng cho loại hành vi tiết kiệm này. Một là chủ nghĩa cầu toàn: "Những người cầu toàn lưu email đã đọc với ý tưởng rằng chúng vẫn còn giá trị sử dụng sau này". Trả lời với Business Insider, Rutledge nói "Những người này sẽ có một danh sách việc cần làm quá dài, dài đến mức không thể hữu ích" và tất nhiên là họ còn có cả đống quần áo cần được sửa chữa cất giữ phía sau tủ quần áo.
Về cơ bản, việc lưu email như vậy là một cách đánh lừa bản thân, họ cho rằng mình sẽ dùng nó vào một ngày không xa, để giải quyết tất cả.
Rutledge cho biết những người tiết kiệm kiểu này cảm thấy việc xóa email là quá rủi ro. "Một số người tiết kiệm email vì cảm giác an toàn khiến họ tin rằng họ có thể tìm thấy thứ gì đó nếu họ cần. Một số người trong chúng ta có khả năng chịu đựng sự không chắc chắn hơn những người khác."
Những người không đọc cũng không xóa email
Tác giả Shena Lebowits phải thú nhận rằng cô đã tìm hiểu say mê về đối tượng này. Theo Ron Friedman - Tiến sĩ, tác giả của cuốn "Nơi làm việc tốt nhất: Nghệ thuật và khoa học tạo ra một nơi làm việc phi thường" thì việc giữ hàng trăm hoặc hàng ngàn email chưa đọc trong hộp thư đến của bạn không nhất thiết là một hành vi có vấn đề. Mặc dù Friedman không đồng ý "rút ra kết luận rộng rãi về tính cách và trạng thái tâm lý của mọi người từ thói quen email của mọi người" nhưng ông cũng đưa ra một vài lời giải thích khả dĩ cho xu hướng này.
Theo ông, việc có quá nhiều email chưa đọc có thể biểu thị rằng bạn đang bị choáng ngợp hoặc bạn quá vô tâm và thảnh thơi. Mặt khác, "điều đó cũng có nghĩa là bạn nhận ra rằng việc theo dõi và sắp xếp email sẽ không giúp bạn đạt được tiến bộ. Và đó lại là dấu hiệu của trí thông minh."
Bằng chứng là một số người bỏ qua việc kiểm tra email thực sự sở hữu khả năng tổ chức cũng như năng suất làm việc tốt hơn những người khác. Xét cho cùng, Friedman cho biết "Hộp thư đến có thể phản ánh sự nhìn nhận của người khác dành cho bạn, nhưng nó không nhất thiết là việc quan trọng đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của bạn."
Ý Nhi/Theo Business Insider
