Thực tế, quản lý thời gian chủ yếu là vấn đề về quản lý bản thân. Chúng ta không thể nào thật sự quản lý “thời gian”, bởi thời gian là cố định, mỗi người chỉ có 24 tiếng một ngày như nhau. Chính phương pháp kiểm soát và phân bổ chúng như thế nào, vào việc gì mới là điểm mấu chốt khiến hiệu suất làm việc của mỗi người khác biệt.
Vậy làm sao để ta kiểm soát cũng như tận dụng quỹ thời gian quý báu của mình? Hãy cùng điểm qua 5 phương pháp quản lý bản thân và phân bổ thời gian hiệu quả dưới đây.
1. Bullet Journal
Năm 2013, nhà thiết kế Ryder Carroll giới thiệu phương pháp sắp xếp, tối ưu công việc chỉ trong một cuốn sổ được gọi là Bullet Journal. Ngay lập tức, phương pháp này trở nên nổi tiếng nhờ sự tiện lợi và hữu dụng của nó.
Từ đó đến nay, Bullet Journal đã xuất hiện vô số biến thể do người sử dụng cải tiến và chia sẻ cho nhau. Trong đó, đơn giản và dễ sử dụng hơn cả là phiên bản của Nathaniel Drew, gồm 3 phần là hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
Bắt đầu là phần hằng ngày, chia trang giấy ra làm hai cột. Cột 1 là “Nhiệm vụ”, nơi liệt kê những nhiệm vụ thật sự quan trọng và cần làm trong ngày, số lượng không nên vượt quá năm để đảm bảo bạn không kiệt sức khi cố ôm quá nhiều việc một lúc. Cột 2 là “Lý do” có tác dụng nhắc nhở tầm quan trọng của các công việc. Nếu như không thể tìm lý do cho cột bên phải, thì có lẽ công việc bên trái không quan trọng tới mức phải xuất hiện trong Bullet Journal của bạn. Đánh dấu tick vào mỗi việc bạn hoàn thành trong ngày.
Hàng tuần chính là phần đánh giá lại sau bảy ngày làm việc của bạn. Hãy xem đó như một cuốn nhật ký công việc: đánh giá năng suất, những gì bạn làm được và không làm được trong tuần, tại sao lại như vậy. Cách làm này sẽ giúp bạn nhìn lại một số công việc quan trọng nhưng không diễn ra thường xuyên, những việc cần phải tiếp tục thực hiện trong tuần tiếp theo với tuần suất thấp, chẳng hạn như đi siêu thị hoặc giới thiệu và đánh giá một cuốn sách chẳng hạn.
Phần Hàng tháng là lúc xem lại thành quả của bạn qua bốn tuần làm việc. Hãy viết những thành tích, kết quả tích cực đã đạt được để tạo động lực, lên tinh thần cho một tháng làm việc kế tiếp. Đồng thời, viết mục tiêu của tháng tới, lấy đó làm kim chỉ nam, tránh sao nhãng để rồi trật nhịp khỏi mục tiêu chính.
Bullet Journal trở nên phổ biến nhờ sự tiện lợi khi những gì bạn cần chỉ là một cây bút và một cuốn sổ. Ban đầu, bạn chắc chắn sẽ gặp khó khăn trong việc làm quen bởi nó cần nhiều sự đầu tư. Nhưng đó cũng chính là điểm thú vị của Bullet Journal, bởi nhờ sự đầu tư theo thời gian đó sẽ giúp phương pháp này dần được nâng cấp, nếu bạn đủ kiên trì.
2. Eat that frog
Đây là phương pháp của bậc thầy self-help Brian Tracy lấy cảm hứng từ câu nói của Mark Twain: “Nếu điều đầu tiên bạn làm vào buổi sáng là ăn một con ếch sống, thì cả ngày của bạn sẽ chẳng tồi tệ hơn được nữa.”
Brian Tracy diễn giải: nếu nhiệm vụ đầu tiên mà ta hoàn thành mang tính chất khó khăn và quan trọng nhất thì cả ngày làm việc còn lại sẽ trải qua dễ dàng hơn. Phương pháp này không những giúp bạn giảm tình trạng trì hoãn và bắt tay vào những công việc khó khăn, mà còn tạo cảm giác thỏa mãn, tự tin khi hoàn thành nhiệm vụ quan trọng ngay khi bạn vừa bắt đầu ngày làm việc.
Để áp dụng phương pháp này, đầu tiên, bạn phải chia toàn bộ công việc thành 5 loại:
- A: Việc cực kỳ quan trọng. Bắt buộc làm và sẽ ảnh hưởng lớn, có thể là tích cực hoặc tiêu cực, đến công việc và cuộc sống nếu bạn không làm.
- B: Việc nên làm. Ai đó sẽ không vui, khó chịu nếu bạn không làm.
- C: Việc tử tế. Làm hài lòng ai đó, nhưng nếu không làm cũng không gây ra hậu quả nào. Theo Brian Tracy, đa số chúng ta dành 50% thời gian cho những việc tử tế này.
- D: Việc bạn có thể giao cho người khác làm để có thêm thời gian.
- E: Việc bạn có thể loại bỏ mà không gây ra ảnh hưởng nào.
Tập trung hoàn thành tất cả công việc A, rồi sang B, tiếp theo là C nếu đủ thời gian. Tránh các công việc D và E. Ăn ếch vào đầu buổi sáng, khi đó cảm giác phấn chấn, tự tin sẽ theo bạn đến cuối ngày và mang đến cho bạn một ngày làm việc năng suất và hiệu quả.
3. Get things done (GTD)
Get Things Done là phương pháp chia công việc thành những bước nhỏ, dễ thực hiện và sắp xếp chúng theo quy trình cụ thể nhằm theo dõi tiến độ và mức hiệu quả.
Các nhiệm vụ nhỏ giúp giảm đi nỗi lo khi phải đối mặt với một thử thách to lớn, mang lại cảm giác phải hao tốn rất nhiều thời gian và sức lực để hoàn thành. Ví dụ, đọc 2 cuốn sách một tháng là một mục tiêu không hề dễ dàng đối với phần lớn chúng ta, nhưng nếu mỗi ngày dành ra khoảng một tiếng đọc từ 20 đến 30 trang thì hoàn toàn có thể sắp xếp được. Nếu không hoàn thành mục tiêu cũng chẳng sao, vì ít nhất công việc khó nhằn ấy cũng đã có tiến triển kha khá.
Mọi công việc đều cần được thực hiện theo từng bước. Vì thế, để hoàn thành công việc theo cách hợp lý, dễ kiểm soát và ít nhàm chán nhất, bạn chỉ cần phân tách chúng thành từng bước nhỏ theo 4 bước đơn giản như sau:
- Ghi lại toàn bộ công việc bạn phải làm hoặc cần làm.
- Phân tách từng công việc: Cái nào cận hạn định hơn? Cái nào dễ làm hơn? Cái nào đang tạm hoãn vì phải chờ những nhân tố ngoại cảnh khác? Từ đó đặt ra từng bước thực tế và cụ thể. Chẳng hạn, thay vì “đặt hàng” thì sẽ là “gửi email cho anh A để đặt hàng”.
- Sắp xếp lại chúng theo trình tự phù hợp với thời gian và năng suất của bạn.
- Luôn theo dõi tiến độ công việc. Nếu bạn đang phải thực hiện nhiều dự án cùng lúc, hãy đảm bảo rằng lúc nào cũng phải có ít nhất một bước hành động của từng dự án nằm trong danh sách công việc hàng ngày. Bằng cách này bạn sẽ không vô tình quên mất bất cứ dự án nào.
4. Nguyên lý 80/20
Hay còn được gọi là nguyên lý Pareto, được phát biểu như sau: 80% đầu ra là kết quả của 20% đầu vào. Nguyên lý này mang lại cho ta hai lợi ích lớn: Một là tập trung vào những điều thật sự quan trọng để đạt hiệu quả cao; hai là tạo ra nhiều thời gian hơn, giúp ta có cơ hội để làm nhiều điều hơn mỗi ngày.
Trong làm việc và học tập, nếu bạn có 10 nhiệm vụ cần làm trong ngày thì chỉ có 2 điều trong số đó là quan trọng hơn cả. Hãy tập trung hoàn thành chúng để đảm bảo năng suất làm việc. Đừng vì khó khăn mà trì hoãn và làm những việc dễ dàng, bạn sẽ mất đi 80% năng suất một cách vô ích.
Áp dụng nguyên lý vào đời sống, bạn sẽ giải phóng bản thân khỏi những lựa chọn ít mang lại giá trị, đồng thời có thêm thời gian để bước chậm lại, thở sâu hơn và tận hưởng cuộc sống, hoặc làm những việc khác mang lại ích lợi to lớn hơn.
5. Pomodoro
Phương pháp Pomodoro được phát minh bởi Francesco Cirillo, lấy cảm hứng từ chiếc đồng hồ hẹn giờ hình quả cà chua trong bếp của ông (pomodoro trong tiếng Ý có nghĩa là cà chua). Mục đích của phương pháp Pomodoro là đưa bạn vào guồng làm việc đạt hiệu suất cao mà không bị quá tải.
Pomodoro là phương pháp chia thời gian làm việc ra thành các khoảng nhỏ từ 20 đến 25 phút – được gọi là một pomodoro. Sau mỗi pomodoro sẽ là thời gian nghỉ từ 3 đến 5 phút. Khi hoàn thành 4 pomodoro, bạn tận hưởng một quãng nghỉ ngơi dài từ 15 đến 20 phút. Cuối cùng, bạn phải đánh dấu hoàn thành (tick) ngay khi hết một pomodoro.
Khoảng thời gian làm việc từ 20 đến 25 giúp ta đẩy sự tập trung lên cao và hoạt động hết năng suất vì tâm lý phải hoàn thành ít nhất một nhiệm vụ nào đó trước khi đánh dấu “tick” và đứng dậy.
Các quãng nghỉ chính là chìa khóa giúp bạn đạt mức hiệu quả cao. Môi trường làm việc, học tập luôn xuất hiện nhiều yếu tố gây sao nhãng: các cuộc gọi điện thoại; trả lời tin nhắn, e-mail; thông tin mới về nhiệm vụ khác,… Vì thế, bạn luôn cần 3 đến 5 phút nghỉ để giải quyết những việc này. Bên cạnh đó, sau khoảng thời gian tập trung cao độ thì bạn cần làm vài động tác căng cơ, nghe một bài nhạc hay làm một cốc nước để tinh thần và cơ thể phục hồi, sẵn sàng cho một đợt tập trung cao độ kế tiếp.
Kết luận
Cần nhớ rằng, không có phương pháp nào là hoàn hảo và phù hợp với tất cả mọi người, mỗi chúng ta đều cần tự mình trải nghiệm xem đâu là phương pháp giúp đạt độ hiệu quả cao nhất. Chúng ta hoàn toàn có thể kết hợp nhiều phương pháp với nhau, hay thậm chí sáng tạo ra một phương pháp quản lý thời gian mới phù hợp với công việc và hiệu suất làm việc của bản thân.
Bài viết này được thực hiện bởi Thiện Diệp.
