Bạn đã bao giờ cảm thấy mình thiếu thời gian làm việc? Bạn luôn luôn vội vã làm hết việc này đến việc khác và không có thời gian cho bản thân?
Không phải chỉ một mình bạn nghĩ như vậy. Theo một cuộc khảo sát của Gallup , 61% lao động Mỹ phàn nàn rằng họ không có đủ thời gian để làm những thứ họ muốn. Thậm chí, có đến 68% cảm thấy họ thiếu thời gian nghỉ ngơi.
Tuy nhiên, đây là kết quả của vấn đề làm việc quá tải? Hay chính là ‘sản phẩm’ của sự yếu kém trong quản lý thời gian? Có thể bạn quản lý thời gian rất tốt, tuy nhiên, có những lúc bạn không phát hiện được ra những yếu tố gây lãng phí thời gian của bản thân.
Dưới đây là những dấu hiệu cho thấy bạn đang lãng phí thời gian một ngày của mình.
1. Không biết từ chối
Thật khó để nói "Không" với bất cứ điều gì, cho dù đó là một nhiệm vụ khó khăn do ông chủ đưa ra, hay một việc làm mà bạn bè nhờ cậy. Thật không may, mỗi lần bạn nói "Có", bạn sẽ phải dành ra một khoảng thời gian để làm một việc nào đó, ngay cả khi nó không mang lại lợi ích cho bạn trong một thời gian dài.
Nói "Không" có thể giảm bớt thời gian bạn dành cho những việc không đem lại lợi ích để tập trung vào những việc có ích hơn. Miễn là bạn từ chối một cách tế nhị và lịch sự thì sẽ chẳng có chuyện gì xảy ra cả. Ngoài ra, trong một vài trường hợp, khi bạn nói "Không", điều đó vừa có thể giảm bớt gánh nặng làm việc cho bạn, vừa thể hiện chính kiến và quan điểm riêng của bạn, từ đó, bạn có thể nhận được sự trọng dụng của ông chủ, cũng như sự tôn trọng của đồng nghiệp.
Vì vậy, thay vì đồng ý với tất cả những yêu cầu hay lời nhờ vả, hãy học cách từ chối khéo, điều này sẽ mang lại lợi ích lớn hơn cho bạn.
2. Chần chừ, do dự
Có thể bạn không nhận ra bản thân mất khá nhiều thời gian để đưa ra một quyết định. Bạn đang băn khoăn liệu mình có nên bắt đầu dự án đó ngay bây giờ, vào lúc 4 giờ chiều, hay chờ cho đến sáng ngày hôm sau.
Trong một vài trường hợp, nếu không có vấn đề gì mới đáng để xem xét lại thì mỗi phút bạn chần chừ hay do dự là một phút lãng phí thời gian. Trong những trường hợp đó, việc đưa ra quyết định dứt khoát sẽ giúp bạn tránh lãng phí nhiều thời gian hơn trong cuộc sống.
3. Sử dụng mạng xã hội
Bạn thường xuyên kiểm tra tin nhắn trên Facebook, lướt qua các trang mạng xã hội một cách vô thức, hay truy cập vào các ứng dụng trò chơi hàng tiếng đồng hồ?
Rất có thể, bạn đang lãng phí nhiều thời gian vào những ứng dụng này hơn mức cần thiết. Để giảm thiểu lượng thời gian bạn dành cho mạng xã hội, bạn có thể cài đặt giới hạn thời gian sử dụng ứng dụng của mình.
Nếu bạn dùng IOS, bạn có thể sử dụng tính năng "Truy cập có hướng dẫn" của Apple để hạn chế khả năng truy cập của các ứng dụng khác trên điện thoại, hoặc nếu bạn dùng Android, bạn có thể sử dụng các ứng dụng như AppDetox để đặt giới hạn cho các ứng dụng cụ thể mà bạn có thể lãng phí thời gian vào chúng.
4. Làm việc không ngơi nghỉ
Vào giữa ngày làm việc, có lẽ phần lớn mọi người đều nghĩ rằng nếu dành thêm một giờ làm việc thay vì nghỉ trưa, họ có thể nâng cao năng suất làm việc, tuy nhiên, điều đó là không cần thiết.
Làm việc quá lâu mà không nghỉ ngơi sẽ khiến bạn khó tập trung hơn vào công việc. Chẳng hạn, một công việc bạn có thể chỉ mất 30 phút để hoàn thành, nhưng do bạn không nghỉ trưa, bạn có thể mất đến 45 phút, thậm chí lâu hơn mới làm xong công việc đó.
Nghiên cứu chỉ ra rằng thời gian làm việc lý tưởng có thể kéo dài 52 phút, sau đó bạn nên dành 17 phút để nghỉ ngơi, thư giãn. Tuy nhiên, tỷ lệ này còn phụ thuộc vào công việc mà bạn đang làm, tất nhiên là vào cả sở thích cá nhân của bạn nữa.
Điểm mấu chốt là bạn cần phải nghỉ ngơi nhiều hơn trong suốt cả ngày làm việc, nếu bạn muốn tận dụng tối đa thời gian làm việc của mình; nếu không, bạn sẽ chỉ tiêu tốn năng lượng và lãng phí thời gian nhiều hơn.
5. Than phiền quá nhiều
Mọi người thường hay phàn nàn về những khó khăn bản thân đang gặp phải. Thật không may, than phiền là một phương án giải quyết vấn đề tồi tệ nhất, nó chỉ gây lãng phí thời gian của bạn mà không khiến bạn tốt hơn, cũng như không giải quyết được vấn đề bạn đang gặp phải. Thay vì phàn nàn hay than trách, bạn hãy xây dựng mục tiêu và bắt đầu hành động.
6. Mất tập trung
Có lẽ bạn cho rằng sự xao nhãng chỉ làm lãng phí một vài giây, tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy bạn có thể mất đến 23 phút để khôi phục lại trạng thái tập trung ban đầu một khi bạn đã bị phân tâm.
Những thông báo từ email hay tin nhắn điện thoại dù quan trọng hay không cũng sẽ khiến bạn mất đi sự tập trung vào công việc.
Hãy cân nhắc đến việc tắt tính năng thông báo đi, bạn có thể không cập nhật được tin nhắn trong vài giờ, tuy nhiên, bạn lại hoàn thành được khá nhiều việc.
7. Đầu tư quá nhiều thời gian vào những chiến lược không hiệu quả
Phần lớn mọi người đều bị ‘chìm đắm’ vào một dự án với hi vọng cuối cùng nó sẽ đem lại hiệu quả. Đó là sự nhận thức chủ quan khiến chúng ta không muốn cắt giảm thiệt hại từ những dự án mà chúng ta đã đầu tư rất nhiều.
Chẳng hạn, bạn đã dành 10 tiếng làm việc trên một chiến lược quảng cáo mới và nó không mang lại lợi nhuận cho bạn, nhưng bạn vẫn không thể kết thúc chiến lược ấy.
Về mặt logic, bạn nên chuyển sang một chiến lược mới, tuy nhiên, do bạn đã đầu tư quá nhiều thời gian và tiền bạc vào nó, bạn không thể ngừng đầu tư thêm với hi vọng bù đắp được các khoản lỗ của bạn.
Học cách ‘cắt lỗ’ và chấm dứt các dự án không mang lại lợi nhuận có thể giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như tiền bạc.
8. Ôm đồm tất cả mọi việc
Nhiều người tỏ ra khá miễn cưỡng khi phân công nhiệm vụ hay ủy nhiệm công việc cho những người khác với lý do là họ sẽ mất nhiều thời gian hơn để đào tạo một người làm việc. Thay vào đó, họ ôm đồm và tự mình làm hết tất cả mọi việc.
Điều này khá hợp lý, song đó là một chiến lược ngắn hạn; đào tạo một người nào đó để thực hiện một công việc thường xuyên là khoản đầu tư sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và năng lượng để làm những việc khác.
Bạn có thể mất thời gian đào tạo trong ngày hôm nay, nhưng bạn lại có thêm nhiều thời gian trong tương lai. Đừng ngại phân công công việc nếu điều này giúp bạn có thêm nhiều thời gian hơn để làm những việc tốt nhất.
9. Làm nhiều việc một lúc
Làm nhiều việc cùng một lúc sẽ làm giảm hiệu suất cũng như khả năng làm việc của bạn. Nói một cách khác, bạn nên tập trung làm xong một việc rồi chuyển sang một công việc khác sẽ đem lại hiệu quả cao hơn.
Có vẻ làm hai việc cùng một lúc sẽ tiết kiệm được thời gian, tuy nhiên, điều này lại gây áp lực rất lớn lên não bộ của bạn và có thể làm giảm chất lượng cả hai công việc mà bạn đang làm.
Thay vào đó, chỉ tập trung vào một công việc tại một thời điểm, bạn sẽ mắc ít lỗi hơn, và có lẽ, bạn sẽ hoàn thành cả hai công việc nhanh hơn.
10. Đặt kỳ vọng lớn vào những mục tiêu xa vời
Đặt kỳ vọng vào các mục tiêu có thể giúp bạn tạo thêm nhiều động lực. Tuy nhiên, nếu bạn không ngừng kỳ vọng vào các mục tiêu quá xa vời, điều này có thể gây phản tác dụng.
Bạn không chỉ lãng phí nhiều thời gian vào những mục tiêu không phù hợp với bản thân, bạn còn có thể hủy hoại tinh thần của mình khi không đạt được mục tiêu đó. Sau cùng, ‘bí mật của hạnh phúc’ là bạn chỉ nên đặt kỳ vọng vào những mục tiêu vừa sức với bản thân và những người xung quanh bạn.
Đặt các mục tiêu thấp hơn, bạn có thể hoàn thành được nhiều mục tiêu hơn, điều đó sẽ giúp bạn sử dụng thời gian của mình hiệu quả và cho phép bạn đặt các mốc thời gian thực tế hơn.
Theo Hoàng Hoa/Trí Thức trẻ
