Đã bao giờ bạn trở về nhà với cảm giác rằng mình chẳng làm được việc gì trong suốt ngày hôm đó chưa? Chắc chắn ai cũng có những lúc như vậy, dành toàn bộ thời gian để giải quyết những việc gấp gáp. Đôi khi, việc này cũng không gây ra vấn đề gì, nhưng nếu nó diễn ra thường xuyên, thì vấn đề là bạn đang thiếu kỹ năng quản lý thời gian.
Dưới đây là một số lời khuyên từ các nhà quản lý thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau có thể sẽ hữu ích đối với bạn:
• Tất cả chúng ta đều có lượng thời gian tương đương nhau – 168 tiếng mỗi tuần. Không ai có nhiều thời gian hơn. Nhưng những gì bạn làm trong khoảng thời gian này sẽ là điều khác biệt.
• Việc đặt ra mục tiêu cụ thể cho từng ngày hoặc từng tuần rất quan trọng. Nhưng bạn đừng chỉ giữ những mục tiêu đó trong đầu mà hãy viết chúng ra. Dán lên màn hình hoặc viết lên bảng trong văn phòng. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng loại bỏ những việc vô nghĩa xuất hiện trên con đường của mình.
• Đặt thời hạn cho dự án của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn là tuýp người hay trì hoãn, chần chừ. Tránh tình trạng nước đến chân mới nhảy. Một số người nói rằng họ làm việc tốt khi phải chịu áp lực và thời hạn chặt chẽ. Nhưng thực tế họ còn làm việc tốt hơn nữa nếu không phải chịu áp lực. Họ cần phải thử xem sao.
• Hãy ghi nhớ sự khác biệt giữa một việc quan trọng và một việc cấp bách. Tất cả chúng ta đều có những việc cấp bách nhưng hãy tự hỏi xem chúng quan trọng đến mức nào. Và tốt nhất là bạn nên tập trung vào những thứ quan trọng.
• Một hoặc hai tuần một lần, ghi chép lại xem bạn đã sử dụng thời gian như thế nào. Có một cuốn sổ nhật ký thời gian và ghi mọi thứ vào đó. Bạn sẽ ngạc nhiên trước việc phần lớn thời gian của mình “trôi” đi đâu. Nếu không phân tích cách sử dụng thời gian, chúng ta sẽ không thể quản lý nó tốt hơn. Hoặc bạn có thể đề nghị người khác đánh giá cách sử dụng thời gian của bạn. Họ có thể nhìn thấy những điều mà bạn không thể.
• Hãy lập kế hoạch cho một ngày của bạn. Thời điểm tốt nhất cho việc này là buổi chiều hoặc tối hôm trước. Bằng cách này, bạn có thể biết được mình cần tập trung vào việc gì khi bắt đầu ngày hôm sau. Nếu bạn đợi đến sáng hôm sau mới thực hiện việc này, bạn sẽ dễ bị nhầm lẫn.
• Nguyên tắc 70/30: chỉ lập kế hoạch cho 70% thời gian trong ngày. Để phần còn lại cho những nhiệm vụ đột xuất, những công việc cấp bách của người khác hoặc những tình huống khẩn cấp. Nếu bạn lập kế hoạch kỹ lưỡng cho từng giây, phút trong ngày, bạn sẽ cảm thấy hỗn loạn khi không thể hoàn thành được tất cả mọi việc.
• Lập kế hoạch thời gian cho việc gọi và nhận điện thoại, đọc và gửi email, thời gian cho công việc văn phòng… Điều này có hai ý nghĩa đối với bạn. Bạn tiết kiệm được thời gian bằng cách làm những việc tương tự cùng lúc và người khác có thể biết được lịch làm việc của bạn như thế nào.
• Đảm bảo lịch làm việc của bạn dễ hiểu đối với những người thường xuyên giao tiếp, làm việc với bạn. Bằng cách này, họ có thể biết được bạn đi đâu và đang làm gì. Có rất nhiều chương trình phần mềm giúp bạn thực hiện công việc này một cách tự động.
• Hiểu rằng việc bị làm phiền, ngắt quãng là một phần của công việc và hãy sắp xếp thời gian cho việc này trong lịch làm việc của bạn. Nhưng đừng tìm cách giảm thiểu việc bị ngắt quãng không mong muốn.
Dưới đây là một số gợi ý: đặt ra một khoảng thời gian yên tĩnh mà bạn không bị làm phiền. Kê bàn làm việc của bạn sao cho bạn không phải đối diện với dòng người qua lại. Khi một vị khách không mong đợi đến văn phòng của bạn, hãy nói với họ rằng bạn đang thực hiện một dự án quan trọng. Hãy chuyển đi tất cả các ghế ngồi trước bàn làm việc của bạn và nếu bạn thật sự muốn một người nào đó ở lại, hãy kéo chiếc ghế từ đằng sau bàn làm việc của bạn và mời họ ngồi. Hoặc đặt một tấm bảng thông báo lịch sự trên cửa. Điều đó sẽ nhanh chóng chuyển đến cho mọi người thông điệp rằng bạn không muốn bị làm phiền.
• Đừng đợi đến khi cảm thấy tâm trạng thích hợp mới làm những việc ưu tiên hàng đầu.Thời gian hoặc tâm trạng đó có thể không bao giờ đến.
• Tự thưởng cho mình khi hoàn thành một mục tiêu A. Hãy cho phép mình ra ngoài ăn trưa hoặc nghỉ sớm một chút trong ngày hôm đó.
• Duy trì thói quen đúng giờ. Thể hiện sự đúng giờ, nộp mọi thứ đúng hạn và khuyến khích nhân viên cũng làm thế. Hãy là hình mẫu về quản lý thời gian trong bộ phận của bạn.
Trí thức trẻ
