Nếu bạn đang tìm cách để nâng cao năng suất làm việc, rất dễ để tìm kiếm nhiều lời khuyên từ các chuyên gia trên Internet. Tuy nhiên, không phải lời khuyên nào cũng hữu ích hoặc khoa học. Dưới đây là những lời khuyên không chính xác mà bạn cần phải tránh xa nếu muốn nâng cao năng suất làm việc và gìn giữ sức khỏe
Thức dậy sớm hơn để hoàn thành công việc
Bạn đang trễ Deadline? Hãy thức dậy sớm hơn 2 tiếng thông thường và dành thời gian đó để giải quyết công việc. Bạn cần tập thể dục hoặc thiền vào một ngày bận rộn? Dậy sớm trước 1 tiếng để thực hiện đam mê. Rốt cuộc, trâu chậm uống nước đục, nếu muốn thành công thì phải dậy sớm...
Tuy nhiên, nếu như bạn là người không có khả năng dậy sớm, bạn là người làm việc vào ca đêm thì sẽ như thế nào?
Stuart Hearn, CEO của Clear Review, một công ty phần mềm quản lý hiệu suất và cựu giám đốc nhân sự của Sony chia sẻ: "Không phải ai cũng đạt năng suất cao nhất vào buổi sáng. Tất cả chúng ta đều có nhịp điệu năng suất khác nhau, một số người hì làm việc hiệu quả hơn vào đầu giờ trong ngày, còn số khác thì ngược lại."
Stuart nhấn mạnh, nếu bạn thức dậy sớm để giải quyết công việc trong khi bạn là tuýt người "dồi dào năng lượng" vào buổi chiều hoặc tối thì việc này sẽ làm suy yếu cơ thể bạn và khiến năng suất của bạn giảm sút.
Ngày nay, các công ty thường sắp xếp công việc linh hoạt cho nhân viên, điều này đã giúp nhân viên có nhiều quyền kiểm soát hơn trong công việc cũng như tự chủ hơn trong việc đảm bảo năng suất của bạn thân.
"Năng suất lao động chính là tìm hiểu xem yếu tố nào khiến bạn phấn chấn, chứ không phải tìm kiếm lời khuyên rồi áp dụng một cách máy móc chẳng hạn như thức dậy vào 6 giờ sáng, giúp chúng ta có năng lượng dồi dào.." - Stuart chia sẻ.
Đừng làm những việc vặt trong khoảng thời gian năng suất đạt đỉnh
Một lời khuyên phổ biến khác là dành toàn bộ khoảng thời gian năng suất đạt đỉnh cho công việc quan trọng nhất trong ngày. Điều này có nghĩa, nếu năng suất của bạn "lên đỉnh" vào lúc 8 giờ sáng hay 14 giờ chiều, bạn không nên sử dụng khoảng thời gian đó để làm những công việc vặt.
Tuy nhiên, đôi khi có một email khẩn cấp đến trong một đêm buộc bạn phải giải quyết hoặc bạn đột xuất phải cung cấp một số tài liệu quan trọng cho một dự án nào đó. Hơn thế nữa, con người có khả năng duy trì khả năng tập trung nhưng vẫn hiệu quả.
Sarah Vaynerman, người sáng lập và CEO của Work from Om, một công ty hướng dẫn yoga và thiền chia sẻ, bạn nên làm việc trong các khoảng thời gian ngắn, tập trung cao độ vào duy nhất một việc tại một thời điểm trước khi chuyển sang việc tiếp theo. Cô gọi đó là quy tắc làm việc "40-10-10".
Lấy cảm hứng từ phương pháp Pomodoro, quy tắc "40-10-10" được thiết kế như là "một giải pháp hiện đại để làm việc đạt năng suất tối đa đồng thời duy trì khoảng thời gian nghỉ ngơi, giao tiếp trong công việc". Cụ thể, quy tắc "40-10-10" bao gồm: 40 phút tập trung làm việc cho một nhiệm vụ duy nhất, 10 phút nghỉ ngơi và 10 phút để trả lời bất kỳ văn bản, email hoặc thông báo bị bỏ lỡ nào trong quá trình làm việc.
Sarah cho biết, phương pháp này cho phép chúng ta tập trung làm việc, tránh xa khỏi những tác động tiêu cực của việc đa nhiệm, và theo kịp nhịp độ công việc nhất là ở những nơi có môi trường làm việc bận rộn.
Đa nhiệm chỉ ảnh hưởng đến người đa nhiệm
Chúng ta đã nghe rất nhiều về nhược điểm của việc đa nhiệm; chung quy là không có gì được thực hiện tốt cả khi bạn đa nhiệm. Tuy nhiên, đa nhiệm không chỉ ảnh hưởng duy nhất đến người cố gắng làm quá nhiều. Nếu bạn không tập trung vào việc bạn đang làm, bạn có thể mắc lỗi nghiêm trọng hoặc bị "nói xấu" bởi đồng nghiệp.
Huấn luyện viên kinh doanh Gayle Bu, chuyên gia về năng suất và quản lý thời gian cho biết, thường xuyên làm việc đa nhiệm bạn có thể bị chính đồng nghiệp của mình xa lánh và có thể bị xem là một người luôn choáng ngợp, giao tiếp kém trong mắt đồng nghiệp.
Gayle nói thêm: "Việc bạn đa nhiệm, sẽ khiến thời gian của mọi người bị ảnh hưởng và lãng phí, trong một tổ chức, việc bạn thực hiện công việc sẽ ảnh hưởng nhất định đến thái độ cũng như năng suất của người khác. Việc đa nhiệm chẳng khác gì bạn đang làm mọi việc một cách qua loa, đối phó. Điều này hoàn toàn không tốt coh năng suất của bạn cũng như của tổ chúc."
Công nghệ là cách tốt nhất để chia sẻ thông tin
Tự động hóa là tương lai và công nghệ cho phép chúng ta chia sẻ thông tin một cách tự do hơn thay vì giữ nó trong những mớ hồ sơ của bộ phận văn thư.
Adam Ward, đối tác liên kết tại Simpler Consulting, một công ty của IBM chuyên về quản lý thay đổi trong các công ty chăm sóc sức khỏe chia sẻ, mặc dù chúng tôi là một trong những công ty công nghệ lớn nhất thế giới, nhưng đôi khi, chúng tôi cố gắng làm việc theo phương thức truyền thống bởi vì đôi khi đây lại là cách tốt nhất để giúp công việc trôi chảy
Adam cũng lưu ý: "Hãy suy nghĩ về định dạng tốt nhất để chia sẻ thông tin trước khi bạn cam kết một giải pháp công nghệ. Nếu bạn đang động não hoặc muốn mọi người chia sẻ ý tưởng, đôi khi một bảng trắng với một cây bút lại là giải pháp tốt nhất. Đôi khi, phát một bảng tính Excel trong một cuộc họp là cách tốt nhất để cung cấp cho mọi người thông tin họ cần hoặc thực hiện một cuộc gọi điện thoại sẽ tốt hơn gửi một tin nhắn dài cho đối tác, đồng nghiệp của bạn."
Công nghệ khiến chúng ta mất tập trung
Khi bạn đang cố gắng tập trung, việc tắt thông báo Facebook, tắt luôn trình duyệt web là một ý tưởng khá hay. Nhưng, nếu bạn đang cố gắng tuân thủ lịch trình công việc, việc tắt tiếng điện thoại hoặc máy tính có thể khiến bạn không có bất cứ công cụ nào để nhắc nhở. Hãy sử dụng công nghệ một cách thông minh, đừng "mù quáng"
Những người năng suất tốt hơn có thể làm nhiều việc hơn
"Chỉ vì bạn làm mọi việc một cách hiệu quả không có nghĩa là bạn nên đảm nhận thêm nhiều công việc hơn" - huấn luyện viên kinh doanh Don Scott khẳng định. Nhiều người cho rằng, những người làm việc giỏi, có năng suất nên đảm nhận thêm nhiều công việc, điều này hoàn toàn sai lầm. Đảm nhận thêm nhiều công việc sẽ giết chết khả năng sáng tạo và năng suất lao động của người đó.
Ý Nhi/Theo Fastcompany
