Những cuộc họp kéo dài, không đạt được mục tiêu chỉ là lãng phí thời gian một cách vô nghĩa.
Mặc dù nghe có vẻ tự phụ, nhưng ý nghĩa thực sự của điều này là: Hãy viết cung cấp rõ mục đích của cuộc họp. Không phải chỉ là thảo luận, khám phá, động não mà là đưa ra quyết định, hành động theo những quyết định đó để tạo ra hiệu quả.
Nếu bạn là một người lãnh đạo và thường chủ trì các cuộc họp, hãy suy nghĩ về lần họp gần đây nhất. Tất cả phải chờ đợi khá lâu để tập hợp mọi người. Tiếp theo, là yếu tố chi phí cơ hội cho những người tham gia cuộc họp có thể đạt được nếu không có mặt tại đó. Sau đó là những gì bạn có thể làm được?
Và sau đó, hãy nhớ điều này: Bạn đã viết một tấm séc cho cuộc họp, đừng lãng phí thời gian! Vì vậy, chỉ nên tổ chức các cuộc họp khi cần gặp gỡ, đưa ra quyết định, đặt kỳ vọng, giao trách nhiệm với những mục đích thực sự. Và hãy chắc chắn bạn luôn ghi nhớ những điều sau để không lãng phí thời gian vô nghĩa cho những cuộc họp:
1. Chỉ sắp xếp thời gian vừa đủ
Tất cả chúng ta đều có xu hướng làm tròn thời gian, một phần vì hầu hết các hoạch định được thiết lập trong các khối 30 hoặc 60 phút. Chúng ta dường như được lập trình để mong đợi mọi thứ bắt đầu và kết thúc vào những thời điểm nhất định, giả sử như lúc 10 giờ hoặc 10 giờ 30...
Điều đó có nghĩa là, một cuộc họp lúc 9 giờ sáng thường được lên kế hoạch để kết thúc vào lúc 9 giờ 30, ngay cả khi bạn chỉ thực sự cần 10 phút để đưa ra quyết định.
Nó cũng tương tự như hội chứng "ngôi nhà lớn": Khi mua một căn nhà mới, lớn hơn chỗ cũ, mặc dù không có nhu cầu sử dụng thêm nội thất nhưng bằng một cách nào đó bạn vẫn có thể lấp đầy những khoảng không gian trong ngôi nhà bằng hàng tá đồ đạc.
Chúng ta luôn có nhiều thứ để thảo luận và kéo dài thời gian họp nhưng chưa chắc đã thực sự hiệu quả. Vì thế, hãy quyết định thời hạn một cuộc họp trên cơ sở mục tiêu cần hoàn thành. Dù có vấn đề gì cũng điều chỉnh nhanh chóng để kết thúc cuộc họp đúng giờ đã định. Ban đầu, mọi người sẽ có thể gặp chút khó khăn nhưng họ sẽ nhanh chóng thích nghi, điều chỉnh sự tập trung khi họp và hiệu quả công việc cũng tăng lên rất nhiều.
2. Chuẩn bị trước cuộc họp
Các cuộc họp tuyệt vời thường không có nhiều hơn 1 mục tiêu: Xác định ngày ra mắt sản phẩm hay Chọn nhà phát triển phần mềm để thiết kế lại cơ sở dữ liệu. Những thành viên tham gia họp cần nắm được thông tin, gửi báo cáo, đưa ra quyết định trước khi cuộc họp diễn ra.
Tổ chức họp chỉ để chia sẻ thông tin là lãng phí thời gian.
3. Họp để đưa ra quyết định, không phải để suy nghĩ
Nếu trong cuộc họp có ai đó phát biểu rằng: Tôi đang suy nghĩ thì hãy loại bỏ ngay lập tức. Các thành viên nên chuẩn bị ý tưởng cụ thể dựa trên thông tin đã được cung cấp trước cuộc họp. Đừng lãng phí thời gian cho sự nửa vời.
4. Bắt đầu đúng giờ
Thật lãng phí thời gian để chờ đợi tập hợp đủ thành viên, chờ đợi những chuyện tán gẫu kết thúc. Thời gian họp, hãy tập trung vào mục tiêu chính và giải quyết nó trong thời gian đã định.
5. Luôn phân công rõ trách nhiệm
Nếu không có sự phân công đích danh, mọi người sẽ xem như nhiệm vụ đó thuộc về người khác. Như vậy, dù cuộc họp có đạt được mục tiêu ban đầu cũng không có giá trị gì. Vì thế hãy nêu rõ ràng vai trò của từng người trong việc thực thi công việc: Ai nói, ai làm, làm khi nào?
6. Đừng bao giờ tổ chức họp chỉ để "gắn kết các thành viên"
Các thành viên trong nhóm cần phải làm việc tốt với nhau, nhưng việc tán gẫu không thể giúp họ gắn kết hơn trong công việc. Mối quan hệ công việc tuyệt vời được tạo ra khi mọi người cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung và tạo ra kết quả rõ ràng.
Mục đích của các cuộc họp là để xây dựng một đội ngũ làm việc hiệu quả. Việc xây dựng các mối quan hệ cá nhân hãy để ngoài giờ làm việc.
Theo trí thức trẻ
